育児・介護両立社員が急に休む時、職場はどうサポートすべきか？：マネジメントとチームで支えるヒント
育児・介護両立と「急な休み」：職場が直面する課題
育児や介護と仕事の両立は、働く多くの方にとって現実的な課題です。特に、お子さんの体調不良やご家族の介護を理由とする「急な休み」は、残念ながら避けて通れない場面の一つです。両立されている方々は、こうした予測できない事態に常に備え、日々の業務調整や周囲との連携に心を砕いています。
一方で、職場においても、急な欠員は業務の遅延や他のメンバーへの負荷増大といった影響をもたらす可能性があります。しかし、このような状況をどのように乗り越え、両立者が安心して働き続けられる環境を築くかは、企業の持続的な成長にとっても重要な課題です。
本記事では、育児や介護による急な休みが発生した際に、職場がどのように対応すれば、両立者が後ろめたさを感じることなく、またチーム全体としてスムーズに業務を継続できるのか、マネジメント層とチームメンバーそれぞれの視点から具体的なサポートのヒントをご紹介します。
なぜ「急な休み」は発生するのか
育児や介護における「急な休み」の主な要因は、その性質上、多くの場合、予測困難な出来事です。
- 育児の場合: お子さんの急な発熱や体調不良、保育園や学校での感染症流行による学級閉鎖、急な保育園からの呼び出しなどが典型的な例です。
- 介護の場合: ご家族の体調の急変、予定外の通院や入院への対応、介護サービスの利用に関する突発的な調整などが発生します。
これらの事態は、事前に計画して休暇を取得することが難しく、文字通り「急な」対応が求められます。
急な休みがもたらす職場への影響と両立者の心理
急な休みが発生すると、職場には少なからず影響が出ます。担当業務の停滞、他のメンバーによる業務の引き継ぎやカバー、スケジュールの変更などが必要になる場合があります。
このような状況に直面するたび、両立者は「また迷惑をかけてしまった」「自分のせいで皆に負担をかけている」といった罪悪感や申し訳なさを感じることが少なくありません。さらに、頻繁な休みや時短勤務が自身の評価やキャリアに影響するのではないかという不安を抱えることもあります。
職場が両立者のこうした心理を理解し、「急な休みは起こりうるもの」として受け止める姿勢を示すことが、両立者が安心して働くための第一歩となります。
職場ができる具体的なサポート：マネジメントとチームの役割
急な休みが発生した際に、両立者を支え、チーム全体のパフォーマンスを維持するためには、マネジメント層とチームメンバーそれぞれの理解と協力が不可欠です。
マネジメント層ができること
- 事前のコミュニケーションと業務の可視化: 両立社員との定期的な1on1ミーティングなどを通じて、日頃から体調や両立状況についてさりげなく確認し、相談しやすい関係性を築くことが重要です。また、担当業務内容、進捗状況、緊急連絡先などをチーム内で共有・可視化できる仕組み（情報共有ツール、共有フォルダなど）を整えておくことで、急な不在時にも慌てず対応できるようになります。
- 制度の周知と利用促進: 子の看護休暇（子が小学校就学の始期に達するまで、年に最大10日まで取得可能）、介護休暇（対象家族1人につき年に最大10日まで取得可能）といった法定の休暇制度に加え、会社独自の特別休暇や柔軟な勤務制度がある場合は、その内容と利用方法を積極的に周知し、社員がこれらの制度を利用することにためらいを感じないような雰囲気作りを行います。制度が「使える権利」であることを伝え、利用を奨励する姿勢が大切です。
- 公平な評価基準: 急な休みや時短勤務といった働き方の制約のみをもって、両立社員を不当に評価しない方針を明確に示します。成果や貢献度に基づいた公平な評価を行うことで、両立社員のキャリアへの不安を軽減し、モチベーションを維持することができます。
- 「お互い様」文化の醸成: チーム全体で協力し、支え合うことの重要性を日頃から伝え、実践を促します。誰かが困難な状況にある時は皆でカバーするという「お互い様」の意識が根付けば、急な休みが発生しても特定の個人に負担が集中することを避けられます。
チームメンバーができること
- 業務の情報共有と標準化: 日頃から自身の担当業務の状況や必要な情報（連絡先、アクセス方法など）をチーム内で共有し、誰かが急に休んでも他のメンバーが引き継ぎやすいように準備しておきます。特定の個人にしかできない「属人化」した業務を減らす工夫も有効です。マニュアル整備や共有ツールの活用が役立ちます。
- 柔軟なカバー体制: 急に欠員が出た際に、チーム内で自然に業務を分担し、カバーし合える柔軟な対応を心がけます。「誰かが困っている時は助け合う」という意識を持つことが、両立社員だけでなくチーム全体の働きやすさに繋がります。
- 声かけと配慮: 急に休んだメンバーに対して、責めるのではなく、体調を気遣う労いの言葉をかけるなど、温かいコミュニケーションを心がけます。復帰した際にも、「大変だったね、お疲れ様」といったねぎらいの言葉は、両立社員が感じる後ろめたさを和らげる助けとなります。必要以上に休みの理由を詮索しないといった配慮も大切です。
スムーズな引き継ぎと情報共有の工夫
急な休みに対応するためには、日頃からの備えが重要です。
- 日頃からの準備:
- 担当業務のリストアップとそれぞれの進捗状況の定期的な更新
- 業務に必要なファイルや資料の共有フォルダへの集約と整理
- 関係部署や社外の連絡先リストの整備
- 簡易的な業務マニュアルや手順書の作成
- 不在時の連絡方法の明確化: 急に休むことになった場合、誰に、どのような方法（電話、メール、チャットなど）で連絡すれば最も早く確実に情報が伝わるのかを、チーム内で共有しておきます。
- 共有すべき情報の優先順位付け: 全ての業務詳細を共有するのは難しい場合もあります。緊急性の高いもの、対応期日が迫っているもの、他のメンバーが対応せざるを得ないものなど、優先順位をつけて最低限必要な情報だけを簡潔に伝える工夫も必要です。
他社の具体的な取り組み事例（抽象的な紹介）
両立支援に積極的に取り組む企業では、急な休みへの対応をサポートするための独自の仕組みを設けている例もあります。
- 独自の特別休暇制度: 法定の子の看護休暇・介護休暇に加え、短時間単位で取得可能な休暇や、家族の看病・介護に特化した有給休暇を設けているケースがあります。
- 社内ヘルプデスク・連携体制: 急な休みが発生した際に、業務の引き継ぎや情報共有をサポートするための専門部署や、部署横断でヘルプに入れる人材リストを整備している企業もあります。
- 業務フローの標準化とITツール活用: 業務フローを徹底的に見直し、誰が担当しても同じように進められるように標準化したり、プロジェクト管理ツールや情報共有ツールを積極的に活用して、リアルタイムでの情報共有と進捗管理を可能にしたりしています。
- 両立支援を評価に組み込む: 両立社員をサポートする行動や、チームとして助け合う姿勢を人事評価の項目に加えることで、職場全体の両立支援への意識を高めている事例も見られます。
まとめ：両立者が安心して働ける職場を目指して
育児や介護による「急な休み」は、両立者にとっては心身に大きな負担をかける要因となり得ます。そして、それは職場にとっても予期せぬ出来事として対応を求められる場面です。
重要なのは、このような状況を特別なこととして捉えすぎず、「誰にでも起こりうる、そしてお互い様として支え合うべきこと」という認識を職場全体で共有することです。マネジメント層が制度面でのサポートと心理的な安心感を提供し、チームメンバーが日頃からの情報共有と柔軟な協力体制を築くこと。これらが組み合わさることで、両立者は後ろめたさを感じることなく、必要な時に休みを取得し、安心して仕事に戻ることができます。
両立社員が最大限のパフォーマンスを発揮し、長期的に活躍できる環境を整えることは、社員一人ひとりの幸福度を高めるだけでなく、組織全体の生産性向上やダイバーシティ推進にも繋がります。急な休みが発生した時こそ、チームとしての真価が問われる機会と捉え、皆で支え合える職場を目指していきましょう。